Υπήρχε μια εποχή που η εκτύπωση σήμαινε αυτόματα πολλά καλώδια, περίπλοκες εγκαταστάσεις, χαρτιά που χάνονταν και εκτυπωτές που αποφάσιζαν να μην συνεργαστούν ακριβώς τη στιγμή που τους χρειαζόσουν. Ένα έγγραφο έπρεπε να βρίσκεται στον σωστό υπολογιστή, ο υπολογιστής να είναι ανοιχτός και ο εκτυπωτής να βρίσκεται σε… καλή διάθεση. Αλλιώς, τα ξέχναγες όλα.
Σήμερα τα πράγματα, για καλή μας τύχη, λειτουργούν διαφορετικά.
Είτε εργάζεσαι από το σπίτι, είτε διατηρείς μια μικρή επιχείρηση, είτε απλώς χρειάζεται να εκτυπώνεις συχνά στην καθημερινότητά σου, οι νέες τεχνολογίες εκτύπωσης έχουν καταφέρει να κάνουν τη διαδικασία πιο γρήγορη, πιο οικονομική και σημαντικά πιο έξυπνη.
Smart printing
Πριν από λίγα χρόνια, ένας εκτυπωτής με σύνδεση Wi-Fi θεωρούνταν αρκετά προηγμένος. Σήμερα όμως το smart printing περιλαμβάνει πολύ περισσότερα. Αφορά τη δυνατότητα να εκτυπώνεις από το κινητό σου, να σαρώνεις έγγραφα απευθείας στο cloud, να στέλνεις αρχεία μέσω email ή να έχεις πρόσβαση στα έγγραφά σου από διαφορετικές συσκευές χωρίς πολύπλοκες διαδικασίες.
Ο εκτυπωτής παύει να λειτουργεί ως μία απλή συσκευή εκτύπωσης και γίνεται κομμάτι της καθημερινής ροής εργασίας. Για έναν επαγγελματία αυτό σημαίνει λιγότερος χαμένος χρόνος. Για ένα home office σημαίνει μεγαλύτερη ευελιξία. Και για μια μικρή επιχείρηση σημαίνει καλύτερη οργάνωση.
Η εκτύπωση φεύγει από το γραφείο
Ο τρόπος που εργαζόμαστε έχει αλλάξει. Πολλοί δουλεύουν από το σπίτι, από το laptop, από το tablet ή ακόμη και από το κινητό τους. Εκεί ακριβώς έρχεται το mobile printing.
Ένα αρχείο που βρίσκεται στο smartphone μπορεί πλέον να εκτυπωθεί μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα. Ένα έγγραφο που έφτασε μέσω email μπορεί να σταλεί στον εκτυπωτή χωρίς να ανοίξει καν ο υπολογιστής.
Αντίστοιχα, το cloud printing επιτρέπει την πρόσβαση σε αρχεία που βρίσκονται σε υπηρεσίες αποθήκευσης όπως το Google Drive ή το OneDrive. Αυτό σημαίνει ότι τα αρχεία δεν χρειάζεται να βρίσκονται σε έναν συγκεκριμένο υπολογιστή.
Για μικρές επιχειρήσεις και επαγγελματίες που μετακινούνται συχνά, αυτή η ευελιξία εξοικονομεί καθημερινά αρκετό χρόνο.
Λιγότερες λάθος εκτυπώσεις, μικρότερο κόστος
Το κόστος της εκτύπωσης δεν προέρχεται μόνο από τα μελάνια ή τα toner. Προέρχεται σε μεγάλο βαθμό από τα συχνά και επαναλαμβανόμενα λάθη.
Σελίδες που τυπώθηκαν κατά λάθος. Έγγραφα που χρειάστηκε να ξανατυπωθούν. Αρχεία που βγήκαν έγχρωμα ενώ δεν υπήρχε λόγος. Σελίδες που εκτυπώθηκαν μονής όψης ενώ θα μπορούσαν να είναι διπλής.
Οι νέες τεχνολογίες εκτύπωσης προσφέρουν αρκετά εργαλεία για να περιοριστούν αυτά τα έξοδα.
Η προεπισκόπηση εκτύπωσης βοηθά να εντοπίζεις λάθη πριν πατήσεις το print. Η αυτόματη εκτύπωση διπλής όψης μειώνει την κατανάλωση χαρτιού. Τα draft και eco modes περιορίζουν την κατανάλωση μελανιού για καθημερινά έγγραφα και πρόχειρες εκτυπώσεις.
Μπορεί κάθε αλλαγή να φαίνεται μικρή, όμως σε βάθος μηνών η διαφορά γίνεται ιδιαίτερα αισθητή.
Τα πολυμηχανήματα γίνονται εργαλεία οργάνωσης
Για πολλά σπίτια και μικρές επιχειρήσεις, το μεγαλύτερο βήμα δεν είναι απαραίτητα ένας νέος εκτυπωτής αλλά ένα σύγχρονο πολυμηχάνημα. Η δυνατότητα σάρωσης, αντιγραφής και αποστολής εγγράφων απευθείας σε email ή υπηρεσίες cloud απλοποιεί πολλές καθημερινές διαδικασίες.
Ένας λογιστής μπορεί να σκανάρει παραστατικά και να τα αποθηκεύσει αμέσως στους φακέλους του. Ένας ελεύθερος επαγγελματίας μπορεί να στείλει μια υπογεγραμμένη σύμβαση μέσα σε λίγα λεπτά. Ένα home office μπορεί να οργανώσει δικαιολογητικά, λογαριασμούς και έγγραφα χωρίς στοίβες χαρτιών πάνω στο γραφείο.
Παράλληλα, αρκετές εφαρμογές προσφέρουν πλέον δυνατότητες OCR, δηλαδή αναγνώρισης κειμένου. Έτσι, ένα σαρωμένο έγγραφο μετατρέπεται σε αρχείο στο οποίο μπορείς να κάνεις αναζήτηση και επεξεργασία.
Η ασφάλεια αποκτά μεγαλύτερη σημασία
Καθώς ολοένα περισσότερα έγγραφα διακινούνται ψηφιακά, η ασφάλεια παίζει μεγαλύτερο ρόλο από ποτέ.
Συμβάσεις, οικονομικά στοιχεία, προσωπικά δεδομένα ή επαγγελματικά αρχεία χρειάζονται καλύτερη προστασία. Γι’ αυτό αρκετές σύγχρονες λύσεις smart printing υποστηρίζουν λειτουργίες όπως εκτύπωση με PIN ή περιορισμένη πρόσβαση ανά χρήστη.
Με αυτόν τον τρόπο ένα έγγραφο εκτυπώνεται μόνο όταν βρίσκεται ο ίδιος ο χρήστης μπροστά στη συσκευή.
Για μικρές επιχειρήσεις και επαγγελματικούς χώρους, αυτές οι δυνατότητες προσφέρουν μεγαλύτερο έλεγχο και προστασία ευαίσθητων πληροφοριών.
Η τεχνολογία κάνει την εκτύπωση πιο απλή
Πολλές φορές αντιμετωπίζουμε την εκτύπωση σαν μια διαδικασία που παραμένει ίδια εδώ και χρόνια. Στην πραγματικότητα όμως έχει αλλάξει αρκετά.
Οι νέες τεχνολογίες smart printing μειώνουν τα βήματα, περιορίζουν τα λάθη και βοηθούν να διαχειρίζεσαι καλύτερα τα έγγραφά σου. Παράλληλα, συμβάλλουν στη μείωση του κόστους και κάνουν την καθημερινή εργασία πιο εύκολη.
Είτε μιλάμε για ένα home office, είτε για μια μικρή επιχείρηση, είτε για τις ανάγκες ενός σπιτιού, η σύγχρονη εκτύπωση δεν αφορά μόνο το αποτέλεσμα στο χαρτί. Αφορά τον χρόνο που κερδίζεις. Τα χρήματα που εξοικονομείς. Και τον πιο έξυπνο τρόπο να δουλεύεις κάθε μέρα.
Καλές εκτυπώσεις!
